PROGRAMA PARA EL CONTROL DE FORMULARIOS.

Aunque todas las organizaciones necesitan ejercer un control de formularios, la forma de organizar el programa puede variar, según sea el (los) problemas(s) que confronta cada organización en particular. Sin embargo, hay aspectos esenciales de todo programa de control de formularios.

1. Registro y Clasificación del Formulario. Todo formulario debe ser objeto de registro y clasificación. Para ello es necesario conocer datos esenciales sobre su uso, las revisiones previas (cambios solicitaos por los usuarios con anterioridad), con miras a asignarle un número de identificación (cédula de identidad el formulario) y abrirle el expediente respectivo.
2. Análisis de sus Fines, Contenidos y Procedimientos Relacionados. Esta Actividad consiste, en que toda solicitud de Nuevos Formularios o reimpresión de los ya existentes, debe ser analizada exhaustivamente, a fin de determinar si el formulario es necesario. Igualmente debe evaluarse el objetivo y contenido de cada formulario y cómo afectan a los métodos y procedimientos de trabajo, ya que ello permitirá el desarrollo de nuevos formularios y procedimientos que mejoren la eficiencia de la organización, en base a las necesidades reales de información.
3. Elaboración de las Normas de Diseño. Esta actividad se orienta fundamentalmente a establecer los requisitos o patrón de estandarización que regirá el diseño de formularios. Estas normas regularán el tamaño a utilizar, el estilo tipográfico, el color, la calidad del papel, los márgenes y todos aquellos aspectos relacionados con el diseño de Formularios.
4. Identificación del Formulario. Todo Formulario debe ser identificado plenamente, para ello es necesario asignarle un título, un número, fecha de aprobación y/o elaboración y otros dato que puedan vincular el formulario a las funciones que realiza a la unidad o programa de operaciones al cual pertenece.
5. Desarrollo de Normas y Procedimientos para la Reproducción, Almacenamiento y Distribución de los Formularios. Es conveniente desarrollar las especificaciones que regirán tanto la reproducción como el adecuado almacenaje, conservación y distribución de los formularios dentro de la organización. En el desarrollo de esta actividad, es esencial que se consideren los métodos para determinar las cantidades en existencia, el establecimiento de un nivel mínimo de tales existencias en función de us rotación dentro del almacén, la eliminación de formularios innecesarios o caducos y la fijación de los controles de distribución.

6. Evaluación del Programa de Control. Para cumplir eficientemente con el programa de Control de Formularios, es imperativo mantener un registro de los resultados obtenidos con la aplicación del programa, como parte del propio control. De allí que deben reunirse datos anteriores al inicio del programa y después de iniciado el mismo, a fin de demostrar la economía lograda y los beneficios derivados de su aplicación. Estos datos, conjuntamente con las recomendaciones que se formulen, permitirán evaluar adecuadamente el funcionamiento del programa y el establecimiento de normas que permitirán su perfeccionamiento futuro.

COMO DISEÑAR UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE FORMULARIOS

1. Debe existir una Unidad Responsable del Control de Formularios. Esta Unidad dependerá de la oficina de Organización y Sistemas de la Empresa (Normas y Procedimientos), en la cual se centralizará el control de los formularios, ya que esta (por función) es la única en toda la organización llamada a definir la uniformidad en el estilo y la estandarización de los conceptos, además de ser la responsable de todos aquellos aspectos referidos al diseño y control eficiente de los formularios.
2. Solicitar de la Alta Gerencia la Prohibición de que se impriman formularios sin la aprobación previa de la Unidad de Control. Esto se realiza mediante el establecimiento de normas emanadas del alto nivel Directivo de la Organización, prohibiendo al resto de la organización, la impresión o reproducción de formularios (interna o externamente), sin la previa revisión y aprobación de la Unidad de Control.
3. Auditoria de Formularios. Es necesario recolectar todos los formularios que se usan en la organización (oficiales , no oficiales y particulares) con el fin de analizarlos y una vez justificado su uso, codificarlos por: unidades administrativas, usuarios, por funciones o bien en forma correlativa, según el método establecido.
4. Establecimiento de un Sistema Único de Codificación. Para obtener un efectivo control de formularios, es fundamental que se diseñe un sistema de codificación de formularios, el cual debe ajustarse a las necesidades de la Empresa, pero una vez seleccionado, deberá ser inmodificable (salvo razones Expresas), por cuanto generaría situaciones difíciles, tanto a los usuarios como a las unidades involucradas en el proceso de control de formularios (contabilidad, almacén, control de costos, etc.).

5. Diseño e implantación del Procedimiento de Control. Consiste en diseñar e implementar procedimientos que orienten a los usuarios, sobre las acciones que deben cumplir para solicitar la reproducción de sus formularios. Ejemplo: “Solicitud de Aprobación de Formularios”; “Solicitud de Reimpresión de Formularios”, etc.
6. Control sobre la Reproducción de Formularios. Se debe mantener una coordinación estrecha con la Unidad de Reproducción de la Empresa o bien con la Unidad de Compras, a fin de establecer los elementos de control requerido, sobre las órdenes de Reproducción u Ordenes de Compra colocadas en dichas unidades, o bien a los proveedores, para la impresión de formularios.