CONSIDERACIONES GENERALES

            Si partimos de la idea, de que los formularios son instrumentos indispensables en la vida de una organización, de que su producción anarquizada lleva consigo una serie de graves implicaciones que se reflejan en las operaciones y abultan los gastos operativos de esta, que los mismos no son artículos que se producen para la venta.

 

            Si a todo esto le agregamos la frecuencia con que se requieren para registrar las innumerables operaciones diarias que se realizan dentro de la organización, a la tendencia de casi todas las personas a diseñar formularios, estamos en presencia de una situación por demás delicada, la cual se complica aún más, con la aparición de los equipos de Impresoras y Fotocopiadoras con una alta resolución de imágenes y gran capacidad para reproducir documentos, lo cual facilita la producción indiscriminada de éstos.

 

            Frente a esta situación que parece ida de las manos, el Control de Formularios constituye un factor de eficiencia y de economía en las labores administrativas y operativas de la organización. Uno de los mayores retos que confrontan las empresas públicas y privadas, consiste en desarrollar mecanismos efectivos que permitan la revisión permanente y sistemática de los  formularios, los cuales, indudablemente forman parte de los procedimientos, los cuales a su vez describen, de manera racional, todas las actividades de las unidades que conforman la organización.

 

            Igualmente, la revisión y el control continuo de los formularios, asegura de la misma manera, la atención continua de los procedimientos y ofrece una base  que garantiza de que ambos cumplan con los objetivos para los cuales fueron diseñados. Las mejoras que se introduzcan en el diseño de los formularios, producirán ahorros tangibles y rápidos para la  organización, al mejorar la eficiencia de las operaciones; igual ocurrirá al eliminar formularios duplicaos, mal diseñados o aquellos que carecen de la información requerida en el proceso.

 

            Todo esto basado en un análisis de los formularios, en su relación de cauda y efecto. Esta integración de acciones sólo es posible mediante un efectivo Control de Formularios. Aunque es bueno aclarar, que el Control de Formularios no es una panacea, que con su implantación no se resuelven todos los problemas que ocurren con el uso de los formularios; pero como instrumento alfil, debe ser aplicado y mejorado hasta obtener los óptimos rendimientos que de él se aspira. Por consiguiente dependerá de los individuos responsables de su diseño y mantenimiento, la eficiencia que se logre dentro de la organización para el Control de Formularios, al igual que el apoyo que le brinden tanto Directivos como empleados, en beneficio de la propia organización.