PROGRAMA PARA EL CONTROL DE FORMULARIOS.

Aunque todas las organizaciones necesitan ejercer un control de formularios, la forma de organizar el programa puede variar, según sea el (los) problemas(s) que confronta cada organización en particular. Sin embargo, hay aspectos esenciales de todo programa de control de formularios.

1. Registro y Clasificación del Formulario. Todo formulario debe ser objeto de registro y clasificación. Para ello es necesario conocer datos esenciales sobre su uso, las revisiones previas (cambios solicitaos por los usuarios con anterioridad), con miras a asignarle un número de identificación (cédula de identidad el formulario) y abrirle el expediente respectivo.
2. Análisis de sus Fines, Contenidos y Procedimientos Relacionados. Esta Actividad consiste, en que toda solicitud de Nuevos Formularios o reimpresión de los ya existentes, debe ser analizada exhaustivamente, a fin de determinar si el formulario es necesario. Igualmente debe evaluarse el objetivo y contenido de cada formulario y cómo afectan a los métodos y procedimientos de trabajo, ya que ello permitirá el desarrollo de nuevos formularios y procedimientos que mejoren la eficiencia de la organización, en base a las necesidades reales de información.
3. Elaboración de las Normas de Diseño. Esta actividad se orienta fundamentalmente a establecer los requisitos o patrón de estandarización que regirá el diseño de formularios. Estas normas regularán el tamaño a utilizar, el estilo tipográfico, el color, la calidad del papel, los márgenes y todos aquellos aspectos relacionados con el diseño de Formularios.
4. Identificación del Formulario. Todo Formulario debe ser identificado plenamente, para ello es necesario asignarle un título, un número, fecha de aprobación y/o elaboración y otros dato que puedan vincular el formulario a las funciones que realiza a la unidad o programa de operaciones al cual pertenece.
5. Desarrollo de Normas y Procedimientos para la Reproducción, Almacenamiento y Distribución de los Formularios. Es conveniente desarrollar las especificaciones que regirán tanto la reproducción como el adecuado almacenaje, conservación y distribución de los formularios dentro de la organización. En el desarrollo de esta actividad, es esencial que se consideren los métodos para determinar las cantidades en existencia, el establecimiento de un nivel mínimo de tales existencias en función de us rotación dentro del almacén, la eliminación de formularios innecesarios o caducos y la fijación de los controles de distribución.

6. Evaluación del Programa de Control. Para cumplir eficientemente con el programa de Control de Formularios, es imperativo mantener un registro de los resultados obtenidos con la aplicación del programa, como parte del propio control. De allí que deben reunirse datos anteriores al inicio del programa y después de iniciado el mismo, a fin de demostrar la economía lograda y los beneficios derivados de su aplicación. Estos datos, conjuntamente con las recomendaciones que se formulen, permitirán evaluar adecuadamente el funcionamiento del programa y el establecimiento de normas que permitirán su perfeccionamiento futuro.

COMO DISEÑAR UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE FORMULARIOS

1. Debe existir una Unidad Responsable del Control de Formularios. Esta Unidad dependerá de la oficina de Organización y Sistemas de la Empresa (Normas y Procedimientos), en la cual se centralizará el control de los formularios, ya que esta (por función) es la única en toda la organización llamada a definir la uniformidad en el estilo y la estandarización de los conceptos, además de ser la responsable de todos aquellos aspectos referidos al diseño y control eficiente de los formularios.
2. Solicitar de la Alta Gerencia la Prohibición de que se impriman formularios sin la aprobación previa de la Unidad de Control. Esto se realiza mediante el establecimiento de normas emanadas del alto nivel Directivo de la Organización, prohibiendo al resto de la organización, la impresión o reproducción de formularios (interna o externamente), sin la previa revisión y aprobación de la Unidad de Control.
3. Auditoria de Formularios. Es necesario recolectar todos los formularios que se usan en la organización (oficiales , no oficiales y particulares) con el fin de analizarlos y una vez justificado su uso, codificarlos por: unidades administrativas, usuarios, por funciones o bien en forma correlativa, según el método establecido.
4. Establecimiento de un Sistema Único de Codificación. Para obtener un efectivo control de formularios, es fundamental que se diseñe un sistema de codificación de formularios, el cual debe ajustarse a las necesidades de la Empresa, pero una vez seleccionado, deberá ser inmodificable (salvo razones Expresas), por cuanto generaría situaciones difíciles, tanto a los usuarios como a las unidades involucradas en el proceso de control de formularios (contabilidad, almacén, control de costos, etc.).

5. Diseño e implantación del Procedimiento de Control. Consiste en diseñar e implementar procedimientos que orienten a los usuarios, sobre las acciones que deben cumplir para solicitar la reproducción de sus formularios. Ejemplo: “Solicitud de Aprobación de Formularios”; “Solicitud de Reimpresión de Formularios”, etc.
6. Control sobre la Reproducción de Formularios. Se debe mantener una coordinación estrecha con la Unidad de Reproducción de la Empresa o bien con la Unidad de Compras, a fin de establecer los elementos de control requerido, sobre las órdenes de Reproducción u Ordenes de Compra colocadas en dichas unidades, o bien a los proveedores, para la impresión de formularios.

CONCEPTOS

            Aunque la palabra formulario, de acuerdo a las definiciones que le dan diversos diccionarios, es la de Colección de Fórmulas o Recetas diremos que un Formulario es:

 

 

 

Ø  Un papel que contiene datos pre-impresos o fijos y espacios en blanco, en donde se escribirán datos variables, que servirán para realizar una serie de operaciones de diversa índole (Luís Tattia).

 

 

Ø  Cualquier documento (impreso o registro electrónico), destinado a que en él se anoten datos con un fin determinado y en un orden preestablecido. (Luís A. Rodríguez Dordelli).

 

 

Ø  Cualquier documento con información fija y datos variables siendo su único objetivo, recabar datos y suministrar información.

IMPORTANCIA.

Los formularios son instrumentos llamados a cubrir la demanda de información, a todos los niveles de la estructura organizativa, por cuanto son el medio expedito para la recolección de los datos, debido a la facilidad con que circulan por la misma y afectan a todos los sistemas que interactuan en ella.

 

            Los formularios son parte esencial de cualquier organización, surgen desde el mismo momento en que se inicia sus operaciones, durante toda su existencia y hasta el final.

 

            Por otra parte es importante el diseño, desarrollo y la utilización de los formularios dentro de las organizaciones, no es menos cierto que los mismos requieren ser administrados con criterios de alta racionalidad y que esa administración lleve consigo la necesidad de un control permanente, dentro de un contenido integral en la utilización de los recursos disponibles en la organización, porque de los contrario, la producción y la acumulación desmedida de papeles, llámense éstos: Formularios, Registros, Reportes, Correspondencia, etc., en vez de informar y simplificar los procesos crearan un efecto contrario al distorsionar y complicar lo que se desea informar.

 

            En conclusión podemos decir que los formularios juegan un papel importante en el mundo de los negocios y en general en cualquier organización, por muy pequeña que esta sea, debido a que en todo momento de su existencia se están generando actividades y transacciones que deben ser traducidas en información, siendo el formulario el depositario de la misma, por lo que al diseñar un formulario, se debe tomar en cuenta una serie de normas, que nos ayudarán en la obtención de los objetivos previstos.

ALGUNOS CONCEPTOS:

            ADMINISTRACIÓN DE FORMULARIOS. Consiste en planificar, organizar, coordinar y controlar, en forma adecuada y permanente, la utilización de los formularios contentivos de información general y/o específicos con el objeto de documentar operaciones, estudiar situaciones o tomar decisiones en forma eficiente, oportuna, además de facilitar la ejecución de las labores dentro de la organización.

 

            CONTROL: Acción y efecto de comprobar, que los resultados obtenidos del procesamiento de los elementos (producto final), es igual al objetivo asignado al sistema, es decir,  que el resultado se ajusta a cabalidad al modelo o patrón, en base al cual se desarrolla el sistema y cuya funcionalidad justifica su existencia.

CONSIDERACIONES GENERALES

            Si partimos de la idea, de que los formularios son instrumentos indispensables en la vida de una organización, de que su producción anarquizada lleva consigo una serie de graves implicaciones que se reflejan en las operaciones y abultan los gastos operativos de esta, que los mismos no son artículos que se producen para la venta.

 

            Si a todo esto le agregamos la frecuencia con que se requieren para registrar las innumerables operaciones diarias que se realizan dentro de la organización, a la tendencia de casi todas las personas a diseñar formularios, estamos en presencia de una situación por demás delicada, la cual se complica aún más, con la aparición de los equipos de Impresoras y Fotocopiadoras con una alta resolución de imágenes y gran capacidad para reproducir documentos, lo cual facilita la producción indiscriminada de éstos.

 

            Frente a esta situación que parece ida de las manos, el Control de Formularios constituye un factor de eficiencia y de economía en las labores administrativas y operativas de la organización. Uno de los mayores retos que confrontan las empresas públicas y privadas, consiste en desarrollar mecanismos efectivos que permitan la revisión permanente y sistemática de los  formularios, los cuales, indudablemente forman parte de los procedimientos, los cuales a su vez describen, de manera racional, todas las actividades de las unidades que conforman la organización.

 

            Igualmente, la revisión y el control continuo de los formularios, asegura de la misma manera, la atención continua de los procedimientos y ofrece una base  que garantiza de que ambos cumplan con los objetivos para los cuales fueron diseñados. Las mejoras que se introduzcan en el diseño de los formularios, producirán ahorros tangibles y rápidos para la  organización, al mejorar la eficiencia de las operaciones; igual ocurrirá al eliminar formularios duplicaos, mal diseñados o aquellos que carecen de la información requerida en el proceso.

 

            Todo esto basado en un análisis de los formularios, en su relación de cauda y efecto. Esta integración de acciones sólo es posible mediante un efectivo Control de Formularios. Aunque es bueno aclarar, que el Control de Formularios no es una panacea, que con su implantación no se resuelven todos los problemas que ocurren con el uso de los formularios; pero como instrumento alfil, debe ser aplicado y mejorado hasta obtener los óptimos rendimientos que de él se aspira. Por consiguiente dependerá de los individuos responsables de su diseño y mantenimiento, la eficiencia que se logre dentro de la organización para el Control de Formularios, al igual que el apoyo que le brinden tanto Directivos como empleados, en beneficio de la propia organización.

DEFINICIONES.

Consiste en el establecimiento de mecanismos permanentes y sistemáticos para la evaluación racional de los formularios utilizados en una organización, con miras a una adecuada y eficiente administración de los mismos.

 

            Es la Función Administrativa que le permite a la organización

 

1. Que no existan formularios innecesarios.
2. Que los formularios sean diseñados con uniformidad, racionalidad y sencillez.
3. Que los formularios satisfagan ampliamente los requerimientos de datos o información para cada uno de los procedimientos de datos o información para cada uno de los procedimientos7sistemas de los cuales forman parte
4. Que los mismos sean redactados, impresos y distribuidos con criterio económico.
5. Que periódicamente se realice una revisión y estudio de los formularios utilizados, como medio para identificar y resolver mucho de los problemas operativos de la organización.

OBJETIVOS

1. Minimizar los gastos operativos de la organización, al establecer un uso racional de los formularios
2. Aumentar la Producción, fomentar la exactitud y desarrollar el flujo normal del trabajo, con un mínimo de duplicidad y repetición.
3. Obtener considerables ahorros mediante la uniformidad de diseños y reproducción de los formularios.
4. Mejorar la imagen de la organización, al ofrecer a clientes y relacionados, formularios bien diseñados y mejor presentados.